- Gestione di una notevole mole di dati, complessità e delicatezza: per un centro di PMA è arduo gestire questi dati in modo tradizionale, ovvero mediante registrazioni su supporto cartaceo.
- Un valido gestionale sanitario consente di gestire con un unico strumento procedure, modulistica, terapie e tutto ciò che viene richiesto dalla legge vigente o dalle procedure interne.
- Dalla facile interfacciabilità alla solidità, dalla modularità all’indipendenza e conformità: ecco l’identikit del software “perfetto” per un centro di PMA.
- Alla scoperta delle caratteristiche vincenti di MedITEX: database relazionale, alto livello di conformità, facile installazione e manutenzione, rispondenza agli standard.
- Documentazione della terapia, privacy e sicurezza, gestione efficace delle informazioni: il contributo di MedITEX per un centro di procreazione assistita.
Qualità nella quantità
È, in fondo, una questione di qualità nella quantità. I numerosi obblighi di registrazione delle informazioni previsti dalla normativa vigente e dall’applicazione di procedure e buone prassi del singolo centro di PMA comportano la gestione di una notevole mole di dati. C’è, poi, la questione della durata prevista dalla legge per la conservazione dei dati riguardanti la procreazione medicalmente assistita (30 anni dall’utilizzo). Ancora, le informazioni e la conoscenza che affidiamo ai supporti di archiviazione sono consistenti, a livello quantitativo, ma anche per complessità e delicatezza.
Alla luce di tutto ciò, risulta arduo gestire questi dati in modo tradizionale, ovvero mediante registrazioni su supporto cartaceo. La strada, quasi obbligatoria, è affidare a un eccellente gestionale sanitario le informazioni riguardanti i propri pazienti, le terapie applicate e tutti i dati necessari a documentare la propria attività. Scopriamo di più.
I vantaggi di un buon gestionale sanitario per un centro di PMA
Per un centro di procreazione medicalmente assistita, informatizzare il proprio sistema organizzativo significa avere la possibilità di gestire con un unico strumento procedure, modulistica, terapie e tutto ciò che viene richiesto dalla legge vigente o dalle procedure interne. Questo vale sia che il centro abbia un sistema di gestione della qualità certificato in base alla norma ISO 9000, sia che sia dotato di un sistema semplicemente conforme a tale normativa.
Più nel dettaglio, un efficiente strumento informatico contribuisce a:
- abbassare i costi di gestione del sistema certificato;
- ridurre la possibilità di errori;
- migliorare il livello di servizio per i pazienti e i fornitori;
- rendere più efficace il controllo dei fornitori;
- aumentare il livello di controllo sui piani di miglioramenti interni;
- garantire l’integrità e la salvaguardia dei dati;
- ottenere un miglioramento generale del rapporto tra il sistema formale della qualità e il sistema organizzativo/gestionale.
L’efficacia di un valido strumento software gestionale per strutture sanitarie si estende anche all’automatizzazione del reporting e all’elaborazione degli indicatori della qualità, e di processi di creazione, distribuzione e consultazione delle informazioni.
Quali caratteristiche deve avere un software per un centro di PMA?
Si tratta, a questo punto, di scoprire quali caratteristiche deve avere un valido software. Abbiamo individuato alcune buone regole per scegliere un software adatto per l’organizzazione di un centro di PMA.
- Facile interfacciabilità con altri software per l’acquisizione dei dati anagrafici dei pazienti, degli appuntamenti, eccetera.
- Solidità. Il software deve essere il più diffuso possibile, utilizzato da molto tempo sia in cliniche pubbliche che centri privati. Il software di gestione di un centro di procreazione assistita deve essere continuamente migliorato, sia attraverso l’implementazione di nuove funzionalità o miglioramento delle esistenti, sia attraverso la risoluzione immediata delle non conformità riscontrate. Il tutto finalizzato alla programmazione di rilasci periodici di nuove versioni.
Modularità. Al software di gestione di un centro di PMA devono poter essere associate soluzioni completamente compatibili. Per consentire, ad esempio, di:
- pianificare attività, appuntamenti e risorse;
- comunicare con i moderni dispositivi ecografici;
- agevolare il riconoscimento RFID per l’identificazione la tracciabilità e la rintracciabilità di materiali, personale, pazienti, ecc.
Ancora, tra le principali caratteristiche c’è la duttilità. Un software di gestione di un centro di PMA deve consentire con facilità ed efficacia, qualora le impostazioni di base e i campi del database non fossero sufficienti per le esigenze del centro, di aggiungere qualsiasi altra informazione che possa essere successivamente recuperata a fini statistici. I referti, i piani terapeutici, le lettere, le cartelle cliniche, i report devono poter essere facilmente personalizzati direttamente dall’utente.
Indipendenza e conformità: l’identikit del gestionale sanitario “perfetto”
Tra le peculiarità di un valido gestionale sanitario spiccano indipendenza, completezza, identificazione e rintracciabilità. Vediamole nel dettaglio.
- Indipendenza. Il software di gestione di un centro di PMA deve essere sviluppato da una software house la cui politica aziendale preveda esclusivamente lo sviluppo e la vendita di strumenti software, senza nascondere la promozione di altre attrezzature o prodotti.
- Completezza. Il software deve coprire totalmente la necessità di raccolta delle informazioni necessarie a tracciare un ciclo di procreazione medicalmente assistita secondo i requisiti di legge. Dal primo accesso della coppia alla clinica fino all’eventuale gravidanza, includendo i dati delle analisi di base e specialistiche, la terapia ormonale, i monitoraggi ecografici, i dati di crioconservazione, il monitoraggio degli incubatori, la registrazione dei lotti dei prodotti utilizzati, tutto deve essere costantemente registrato e tracciato.
- Identificazione e rintracciabilità (Matching & Tracking). Il software deve consentire di registrare e autorizzare i passaggi critici dei processi adottati, automatizzando la doppia testimonianza (witnessing), la rintracciabilità dei campioni in lavorazione e di quelli crioconservati.
A livello, infine, di conformità, il software deve garantire la gestione della procedura principale e completa di un ciclo terapeutico che, se correttamente compilata in ogni parte, rappresenta ipso facto la registrazione di ogni ciclo.
Caratteristiche del software di gestione di un centro di PMA
In questo scenario, il software MedITEX fornisce risposte puntuali ed efficaci alle esigenze di un centro di PMA. Vediamo perché.
La base dati proposta è su database relazionale, di tipo Open Source, distribuito sotto licenza IPL o IDPL. Sono garantite l’alto livello di conformità con gli standard SQL, la completa integrazione con i più diffusi linguaggi di programmazione e la facile installazione e manutenzione.
Un aspetto vincente sta nella rispondenza agli standard. Coerentemente con l’Health Level Seven (HL7)¹, MedITEX permette di definire le interfacce con i vari sistemi informativi ospedalieri e dei dati da scambiare in termini di messaggi e documenti. Quindi:
- scambiare informazioni relative a un paziente;
- standardizzare lo scambio di dati clinici;
- fornire interfacce che permettono il flusso di dati con sistemi diversi;
- rendere interoperabili le varie “entità” del mondo sanitario in cui il gestionale sanitario è utilizzato.
Tutto ciò contribuisce a ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre le ambiguità e incrementare il trasferimento di conoscenza fra i diversi sistemi informativi.
Il software EMR (Electronic Medical Record) MedITEX è conforme agli standard HL7 e si integra con i Repository, i sistemi di Order Entry e le anagrafi centralizzate delle realtà ospedaliere cui il centro di procreazione medicalmente Assistita fa riferimento.
Documentazione della terapia, privacy e sicurezza: il contributo di MedITEX
La valenza di MedITEX per un centro di PMA si esplicita anche sul versante della privacy e della sicurezza. Il software, infatti, è conforme alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali e sensibili². In particolare, per quanto riguarda l’accesso ai dati, la gestione delle password, la tracciabilità, la crittografia dei dati in transito sulla rete locale e la produzione di dati esportati protetti da password.
MedITEX consente, inoltre, una perfetta documentazione della terapia e una gestione conforme ai requisiti di legge e a quanto previsto dalle autorità competenti di un sistema qualità certificato o, quantomeno, conforme alla norma ISO 9000. In particolare, il sistema garantisce che:
- i dati identificativi dei soggetti da cui provengono i gameti o da cui sono stati generati gli embrioni possono essere accuratamente registrati;
- i campioni possono essere etichettati in modo da non consentire alterazioni non autorizzate o non riconoscibili;
- la rintracciabilità di ogni fase del trattamento degli ovociti, dei campioni di liquido seminale o degli embrioni da parte di un operatore autorizzato fin dalla data di raccolta.
Gestione efficace delle informazioni
MedITEX assicura che siano fissate le disposizioni necessarie a garantire per tutti i tessuti e le cellule la tracciabilità del percorso dal donatore al ricevente e viceversa. Consente, ancora, di tracciare le informazioni concernenti prodotti e materiali che entrano in contatto con i medesimi tessuti e cellule. Che siano conservati i dati necessari ad assicurare la tracciabilità e la rintracciabilità in tutte le fasi.
MedITEX raccoglie le informazioni da diverse risorse (trattamenti FIVET, laboratorio, ecografie, dosaggi ormonali, ambulatorio, sala operatoria, accettazione). Include, inoltre, le interfacce per l’acquisizione delle informazioni relative a:
- diagnostica di laboratorio (endocrinologia, immagini degli ovociti, spermiogrammi);
- gestione della pratica medica e sistema informativo ospedaliero (xDT, HL7);
- Registro nazionale (raccolta ed esportazione dei dati relativi ai processi di fertilizzazione);
- dispositivi ecografici;
- barcode e RFID
- Microsoft Office.
Perché scegliere MedITEX per il proprio centro di PMA
Un efficace sistema informatico per la gestione dei dati di un centro di PMA, insomma, porta con sé molteplici vantaggi. In particolare, consente l’accesso immediato a tutti i “file paziente” nei formati nativi (testo, grafico, immagine, video, audio). Permette, inoltre, la facile consultazione dei dati relativi a risultati degli esami, diagnosi, trattamento e relativi risultati, corrispondenza delle terapie (iniziate/completate).
MedITEX agevola, altresì, un’analisi statistica rapida delle condizioni esistenti in tutte le combinazioni (es. gravidanze portate a termine per ciclo, per embryo transfer, controllo della qualità dei risultati). Ancora, il sistema prevede la possibilità di gestire le mansioni e i processi amministrativi. Tra questi: la gestione della crioconservazione comprensiva dei contratti, la documentazione dei dati relativi all’informazione e ai dati sensibili e l’esecuzione delle varie comunicazioni (report medici, contratti, report diagnostici).
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Parole d’ordine: organizzazione e connessione
Grazie al modulo Scheduler, MedITEX dà la possibilità di gestire la pianificazione, l’organizzazione e il coordinamento sia dei trattamenti medici, sia della terapia. Nel dettaglio, sono garantiti:
- definizione specifica di ogni singolo processo (trattamento, durata, risorse, ecc.);
- gestione della lista d’attesa, della sala d’aspetto virtuale, con monitoraggio dei tempi di attesa;
- amministrazione delle stanze e delle apparecchiature;
- gestione interna del tempo (es.: pianificazione delle ferie).
Tramite il modulo DICOM, invece, MedITEX offre l’interfacciamento con i moderni dispositivi a ultrasuoni (ecografi) dei maggiori produttori. Le funzioni previste sono:
- trasferimento automatico dei piani di lavoro dal sistema ai dispositivi a ultrasuoni;
- creazione di immagini a ultrasuoni con misurazione digitale dei follicoli;
- acquisizione da parte del sistema delle immagini e delle misure ottenute in modo automatico, attraverso la rete;
- trasferimento informazioni al Registro Nazionale della PMA.
Sono numerosi gli ospedali, le cliniche e i centri PMA che hanno creduto nel sistema MedITEX, registrando un bilancio positivo da quando hanno cominciato a utilizzarlo nelle loro attività quotidiane. Disponibile in 14 lingue, MedITEX IVF è l’unico software validato dal Registro PMA Tedesco (DIR)IR per l’inoltro automatico della documentazione dei cicli eseguiti. MedITEX è, inoltre, validato per l’inoltro dei cicli eseguiti in forma dettagliata da: HFEA (GB), RAHR (RUS), ART Lombardia Network (Regione Lombardia Italia), FIVNAT (CH). È stata completata e validata, infine, l’interfaccia per l’inoltro diretto dei cicli dettagliati al Registro Nazionale della PMA (ITA).
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NOTE
¹ HL7 International è l’autorità globale sugli standard per l’interoperabilità nell’It sanitario con membri in più 55 Paesi. La vision di HL7 è creare il migliore standard nel campo dell’healthcare. A livello internazionale, i suoi membri rappresentano il 90% del mercato It sanitario e comprendono le più rilevanti agenzie governative e provider di servizi sanitari.
² Regolamento Europeo 2016/679, alias GDPR, e decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101
AUTORE
Mauro Pasquali
Consulente di direzione, strategia e organizzazione. Presidente e amministratore delegato di Itamedical
